Quy trình mua bán phân bón của HTX NN Bưởi da xanh Bến Tre

QUY TRÌNH MUA BÁN PHÂN BÓN

HTX  NN BƯỞI DA XANH BẾN TRE

MỤC ĐÍCH:

Quy trình thương mại phân bón này mô tả, hướng dẫn toàn bộ quá trình thực hiện thu mua, nhập kho, lưu trữ, xuất kho, mua bán phân bón… nhằm đảm bảo việc quản lý và bán hàng được đồng bộ và chặt chẽ.

PHẠM VI ÁP DỤNG:

Quy trình được áp dụng tại kho lưu trữ và kinh doanh phân bón, dành cho bộ phận thương mại phân bón

VAI TRÒ, TRÁCH NHIỆM/ ĐỐI TƯỢNG THAM GIA:

1. Sơ đồ hệ thống:

2. Vai trò trách nhiệm của các bên:

• Quản lý điều hành/ giám đốc:

 Là người quản lý chung về việc kinh doanh thương mại phân bón. QLĐH có trách nhiệm và quyền hạn kiểm tra giám sát định kỳ hàng tháng về số liệu kinh doanh mua bán, số liệu nhập tồn trong kho, có trách nhiệm điều phối các hoạt động liên quan và chịu trách nhiệm với khách hàng về chất lượng sản phẩm.

• Kế toán ( thủ kho ):

Kế toán là người phụ trách lập các phiếu xuất nhập kho và là người chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý hồ sơ thủ tục, công nợ,  là cầu nối hỗ trợ QLĐH kiểm tra giám sát tất cả hoạt động trong suốt quy trình quy trình.

• Nhân viên phụ trách mảng phân bón hoặc cán bộ KTNN:

Nhân viên phụ trách phân bón là người trực tiếp thực hiện xuyên suốt các hoạt động thương mại phân bón như lập danh sách nhu cầu của thành viên, lập các phiếu yêu cầu mua, lên đơn và theo dõi phân phối phân bón. Ngoài ra nhân viên này cũng hỗ trợ kế toán làm hợp đồng, lựa chọn nhà cung cấp,kiểm tra chất lượng và theo dõi công nợ. Điều kiện tham gia của nhân viên phụ trách phân bón ít nhất phải tốt nghiêp trung cấp nghành nông nghiệp hoặc có chứng chỉ đủ điều kiện kinh doanh phân bón.

• HĐQT HTX: là bộ phận giám sát, định hướng quá trình kinh doanh phân bón và quyết định giá bán cho thành viên thông qua việc ra quy định,biểu quyết trong các cuộc họp.
• Tổ trưởng quản lý phân bón các xã:  hỗ trợ thu gom đơn hàng và nhận thanh toán công nợ từ thành viên trong xã và phân phối hàng hóa khi có đơn hàng lớn ở xã.

SƠ ĐỒ MUA, NHẬP XUẤT PHÂN BÓN:

1. Bước mô tả mua phân bón:

Bước 1: Xác định nhu cầu phân bón của thành viên:

Cán bộ KTNN hoặc cán bộ phụ trách phân bón khảo sát chủng loại phân bón, nhu cầu phân bón của thành viên thông qua việc lấy phiếu khảo sát, tư vấn phân bón từ tổ trưởng các xã hay chuyên gia về phân bón.

Bước 2: Lập bảng danh sách phân bón cần nhập và làm phiếu đề xuất mua phân bón:

Cán bộ phụ trách tổng hợp danh sách sản lượng, chủng loại phân bón và đối chiếu với kế toán để đưa ra bảng danh sách mua phân bón hợp lý.

Bước 3: Sau khi được duyệt mua hàng, cán bộ phụ trách và kế toán đánh giá lựa chọn với nhà cung cấp và xây dựng hợp đồng ( hợp đồng phải đảm bảo các điều kiện về bảo vệ môi trường, an toàn giao nhận, quy cách, chất lượng; nhà cung cấp phải đảm bảo uy tín và có đầy đủ pháp lý )

2. Bước mô tả nhập kho phân bón:

Bước 1: Khi mua phân bón về, nhân viên mua hàng, người nhập hàng hoặc cán bộ KTNN sẽ báo với kế toán để lập phiếu nhập kho.

Bước 2: Kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho, phiếu được viết thành 2 liên: 1 liên lưu sổ kế toán và 1 liên giao cho nhân viên mua hàng.

Bước 3: Kế toán và nhân viên mua phân bón cùng kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại và chuyển ký cho các bên liên quan. Trường hợp thiếu, thừa hay phân bón không đảm bảo chất lượng thì kế toán phải lập biên bản và báo ngay cho người có trách nhiệm ( giám đốc điều hành hoặc cán bộ phụ trách phân bón )để xử lý.

Bước 4: Kế toán hoặc nhân viên phụ trách phân bón sẽ cập nhật thông tin vào sổ quản lý kho phân bón hay hoạch toán nhập kho.

3. Bước mô tả xuất kho:

Bước 1: Yêu cầu xuất hàng

Nhân viên bán phân bón làm phiếu yêu cầu xuất phân bón được ký duyệt của người phụ trách, ghi rõ số lượng, chủng loại, mục đích..và gửi cho kế toán.

Bước 2: Kiểm tra số lượng và phân bón tồn kho:

Từ yêu cầu về số lượng, kế toán sẽ kiểm tra lại lượng hàng tồn trong kho, nếu thiếu thì đề xuất với bên sản xuất, nếu đủ thì tiến hành xuất kho luôn.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho, phiếu công nợ và tiến hành xuất kho:

Lúc này kế toán sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho và phiếu công nợ của thành viên cho người bán phân bón. Các phiếu này được lập thành 2 liên. Một liên sẽ lưu vào sổ xuất nhập, còn lại sẽ đưa cho thành viên. Phân bón xuất ra được kiểm tra chất lượng và số lượng tại kho xuất.

Bước 4: Cập nhật thông tin

kế toán tiến hành ghi sổ kho, hạch toán hàng xuất và lập bản công nợ.

NHỮNG LƯU Ý TRONG MUA BÁN PHÂN BÓN

• Điều kiện lựa chọn nhà cung cấp ( NCC ) phân bón: Nhà cung cấp phải là nhà cung cấp đã lưu hành uy tín trên thị trường  và có đầy đủ các giấy tờ pháp lý như ( giấy phép kinh doanh hoặc giấy phép sản xuất phân bón tại Việt Nam) Việc lựa chọn nhà cung cấp được số hóa trên bảng lựa chọn nhà cung cấp (phụ lục 2)
• Sản phẩm phân bón chất lượng: là phân bón chứa trong bao bì kín, có đầy đủ các thông tin theo quy định của pháp luật ( tên gọi, thành phần, hướng dẫn sử dụng, hạn sử dụng, chứng nhận hợp chuẩn hợp quy, nơi xuất xứ), còn hạn sử dụng, không bị chảy nước, không bị biến màu, vón cục trên 10% hay dị dạng.
• Điều kiện kho chứa: Kho chứa phải đảm bảo thực hiện theo hướng dẫn từ Thông tư số 29/2014/TT-BCT quy định cụ thể và hướng dẫn thực hiện một số điều về phân bón vô cơ ( Phân bón bày bán phải được xếp đặt riêng, không để lẫn với các loại hàng hóa khác, phải được bảo quản ở nơi khô ráo, đảm bảo giữ được chất lượng phân bón và điều kiện vệ sinh môi trường. Bao bì, các dụng cụ, thiết bị chứa đựng, lưu giữ, vận chuyển phải bảo đảm được chất lượng phân bón, bảo đảm vệ sinh môi trường, không rò rỉ, phát tán phân bón ra ngoài ảnh hưởng đến môi trường xung quanh. Phải có biện pháp xử lý bao bì, vỏ chai, lọ và phân bón đã quá hạn sử dụng…)
• Nhân viên phụ trách phân bón và các các hoạt động kinh doanh phân bón được thực hiện theo Nghị định số108/2017/NĐ-CP   Quy định về tổ chức, cá nhân buôn bán kinh doanh phân bón .
• Thông tin xuất nhập kho: Thông tin phiếu xuất nhập kho cần ghi rõ, đầy đủ tên người xuất, nhận hàng, chủng loại, hạn sử dụng, số lượng, thời gian, đơn vị cung cấp, và thời hạn công nợ ( Phụ lục 3, 4 )
• Quản lý hồ sơ xuất nhập: Hồ sơ mua bán phân bón được lập ra sổ và lưu trữ riêng biệt.
• Quy trình mua bán phân bón được ban HĐQT HTX ban hành thực hiện và được chỉnh sửa phù hợp theo xu thế kinh doanh của HTX.

PHỤ LỤC

• Phiếu xác định nhu cầu phân bón cho thành viên ( phụ lục 1)
• Phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung cấp ( Phụ lục 2 )
• Phiếu nhập kho ( Phụ lục 3 )
• Phiếu xuất kho ( phụ lục 4 )
• Đơn mua hàng ( phụ lục 5 )
• Phiếu yêu cầu xuất, nhập phân bón ( phụ lục 6 )